KVKK – Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
GÜMÜLCİNE İNŞ. OTO. TURZ.SAN ve TİC. LTD. ŞTİ
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
- BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI’NIN NİTELİĞİ VE AMACI
1.1. GİRİŞ
İşbu imha politikası GÜMÜLCİNE İNŞ. OTO. TURZ.SAN ve TİC. LTD. ŞTİ
kısaca (“GÜMÜLCİNE ” olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verGümülcine nin 6698 sayılı Kişisel VerGümülcine nin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verGümülcine nin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin GÜMÜLCİNE tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterGümülcineimizin ve herhangi bir nedenle GÜMÜLCİNE nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişGümülcine nin kişisel verGümülcinei Kişisel VerGümülcine nin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
1.2. TANIMLAR
| Doğrudan tanımlayıcılar | : | Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları, |
| Dolaylı tanımlayıcılar | : | Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları, |
| İlgili kişi | : | Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi, |
| İmha | : | Kişisel verGümülcine nin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini, |
| Kanun | : | 07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel VerGümülcine nin Korunması Kanununu, |
| Yönetmelik | : | 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel VerGümülcine nin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini |
| Kurul | : | Kişisel VerGümülcinei Koruma Kurulunu |
| Kayıt ortamı | : | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verGümülcine nin bulunduğu her türlü ortamı, |
| Kişisel VerGümülcine nin İşlenmesi ve Korunması Politikası | : | “www. gumılcineinsaat .com.tr ” adresinden ulaşılabilecek, GÜMÜLCİNE elinde bulunan kişisel verGümülcine nin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı, |
| Veri kayıt sistemi | : | Kişisel verGümülcine nin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini, |
ifade eder.
- BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
2.1. KİŞİSEL VERGÜMÜLCİNEİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
GÜMÜLCİNE nezdinde saklanan kişisel verGümülcine, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verGümülcine nin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım verGümülcine sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. GÜMÜLCİNE her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verGümülcinei Kanun’a, Kişisel VerGümülcine nin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
| a) Matbu ortamlar | : | VerGümülcine nin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır. |
| b) Yerel dijital ortamlar | : | GÜMÜLCİNE bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır. |
| c) Bulut ortamlar | : | GÜMÜLCİNE bünyesinde yer almamakla birlikte, GÜMÜLCİNE kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. |
2.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
GÜMÜLCİNE kişisel verGümülcine nin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
2.2.1. Teknik Tedbirler
GÜMÜLCİNE kişisel verGümülcine nin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
- Kişisel verGümülcine nin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
- Kişisel verGümülcine nin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
- Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
- Kişisel verGümülcine nin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişGümülcine nin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verGümülcinee erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
- GÜMÜLCİNE bünyesinde kişisel verGümülcine nin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.
2.2.2. İdari Tedbirler
GÜMÜLCİNE kişisel verGümülcine nin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
- Kişisel verGümülcinee erişimi olan tüm GÜMÜLCİNE çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel verGümülcine ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
- Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verGümülcine nin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
- Kişisel verGümülcine nin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişGümülcinee aktarılması halinde ilgili üçüncü kişGümülcinele kişisel verGümülcine nin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişGümülcine nin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.
2.2.3. Şirket İçi Denetim
GÜMÜLCİNE Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel VerGümülcine nin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.
Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.
Denetim sırasında ya da sair bir şekilde GÜMÜLCİNE sorumluluğunda bulunan kişisel verGümülcine nin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, GÜMÜLCİNE bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.
- BÖLÜM: KİŞİSEL VERGÜMÜLCİNEİN İMHASI
3.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
3.1.1. Saklama Nedenleri
GÜMÜLCİNE bünyesinde tutulan kişisel verGümülcine Kanun ve Kişisel VerGümülcine Politikamız (ilgili politikaya “www.gumulcineinsaat.com” adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
3.1.2. İmha Nedenleri
gümülcine bünyesinde bulunan kişisel verGümülcine ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakGümülcineden ibarettir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verGümülcine nin işlenmesinin gerekli olması.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
3.2. İMHA YÖNTEMLERİ
GÜMÜLCİNE Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel VerGümülcine nin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verGümülcinei, verGümülcine nin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen sGümülcine, yok eder veya anonim hale getirir.
GÜMÜLCİNE tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
3.2.1.1 Silme Yöntemleri
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel VerGümülcine İçin Silme Yöntemleri | ||
| Karartma | : | Matbu ortamda bulunan kişisel verGümülcine karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verGümülcine nin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
| Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel VerGümülcine İçin Silme Yöntemleri | ||
| Yazılımdan güvenli olarak silme | : | Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel verGümülcine bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verGümülcinee tekrar ulaşılamaz. |
3.2.1.2 Yok Etme Yöntemleri
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel VerGümülcine İçin Yok Etme Yöntemleri | |||
| Fiziksel yok etme | : | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. | |
| Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel VerGümülcine İçin Yok Etme Yöntemleri | |||
| Fiziksel yok etme | : | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verGümülcine nin erişilmez kılınması sağlanır. | |
| De-manyetize etme (degauss) | : | Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verGümülcine nin okunamaz biçimde bozulması işlemidir. | |
| Üzerine yazma | : | Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele verGümülcine yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir. | |
| Bulut Ortamda Tutulan Kişisel VerGümülcine İçin Yok Etme Yöntemleri | |||
| Yazılımdan güvenli olarak silme | : | Bulut ortamda tutulan kişisel verGümülcine bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verGümülcinei kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verGümülcinee tekrar ulaşılamaz. | |
3.2.1.3. Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verGümülcine nin başka verGümülcinele eşleştirGümülcineek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
| Değişkenleri çıkarma | : | İlgili kişiye ait kişisel verGümülcine nin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır.
Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgGümülcine nin bulunması halinde bu bilgGümülcine nin silinmesi amacıyla da kullanılabilir. |
| Bölgesel gizleme | : | Kişisel verGümülcine nin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgGümülcine nin silinmesi işlemidir. |
| Genelleştirme | : | Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgGümülcinei kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. |
| Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama | : | Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın verGümülcine kategorilendirilir.
Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir. |
| Mikro birleştirilme | : | Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır. |
| Veri karma ve bozma | : | Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır. |
GÜMÜLCİNE , kişisel verGümülcine nin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır. GÜMÜLCİNE , bu anonimleştirme yöntemlerini kullanırken K-Anonimlik (K-Anonymity), L-Çeşitlilik (L-Diversity) ve T-Yakınlık (T-Closeness) istatistik yöntemlerini kullanabilir.
3.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
3.3.1. Saklama Süreleri
| VERİ SAHİBİ | VERİ KATEGORİSİ | VERİ SAKLAMA SÜRESİ |
| Çalışan | İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verGümülcinei | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl muhafaza edilir. |
| Çalışan | İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verGümülcinei dışında kalan özlük verGümülcinei | Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
| Çalışan | İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki VerGümülcine | Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren 30(otuz) yıl müddetle muhafaza edilir. |
| İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman | İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile GÜMÜLCİNE arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgGümülcine, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verGümülcinei | İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, GÜMÜLCİNE ‘la olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
| Ziyaretçi | GÜMÜLCİNEYE ait fiziki mekana girişte alınan Ziyaretçi’ye ait ad, soyad, T.C.K.N., araç plakası ile kamera kayıtları, telefon aramalarında alınan ses kayıtları | 2 yıl süre ile saklanır. |
| İnternet Sitesi Ziyaretçisi | İnternet Sitesi Ziyaretçisi’ne ait ad, soyad, e-posta adresi, gezinme hareketleri bilgGümülcinei | 2 yıl süre ile saklanır. |
| Çalışan Adayı | Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgGümülcine | En fazla 2 yıl olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır. |
| Stajyer(öğrenci) | Stajyer’e ait staj dosyasında yer alan bilgGümülcine | Staj ilişkisinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
| Müşteri | Müşteri’ye ait ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgGümülcinei, ödeme bilgGümülcinei ve yöntemleri, gezinme hareketleri bilgGümülcinei, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgGümülcinei | Müşteri’nin, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
| Müşteri | Kamera görüntüleri, araç plaka bilgisi | 2 yıl süre ile saklanır. |
| Potansiyel Müşteri | Potansiyel Müşteri ile GÜMÜLCİNE arasındaki ticari ilişki kurulmasına dair sözleşme görüşmeleri sırasında alınan kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgGümülcine, telefon aramalarında alınan ses kayıtları | 2 yıl süre ile saklanır. |
| GÜMÜLCİNE ’ın İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar (Tedarikçi, Fason Üretici, Bayi/Franchise | GÜMÜLCİNEnin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar ile PİAK arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgGümülcine, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, GÜMÜLCİNE ’ın İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firma çalışanı verGümülcinei | gümülcinenin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmaların, GÜMÜLCİNE ‘la olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
* Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
3.3.2. İmha Süreleri
GÜMÜLCİNE Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel VerGümülcine nin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel VerGümülcinei Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verGümülcinei silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verGümülcinei sGümülcine, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden gümülcineye başvurarak kendisine ait kişisel verGümülcine nin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
- Kişisel verGümülcinei işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; GÜMÜLCİNE talebe konu kişisel verGümülcinei talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile sGümülcine, yok eder veya anonim hale getirir. GÜMÜLCİNE’nin talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel VerGümülcine nin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. gümülcine her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
- Kişisel verGümülcinei işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep gümülcine tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
3.4. PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verGümülcine nin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; gümülcine işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verGümülcinei işbu Kişisel VerGümülcinei Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle sGümülcine, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 30.06.2018 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
3.5. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
Gümülcine gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel VerGümülcine nin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.
Gümülcine, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.
3.5.1. Teknik Tedbirler
- Gümülcine işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
- Gümülcine imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
- Gümülcine imha işlemini yapan kişGümülcine nin erişim kayıtlarını tutar.
- Gümülcine imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişGümülcineden hizmet alır.
3.5.2. İdari Tedbirler
- Gümülcine imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel verGümülcine ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
- Gümülcine bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verGümülcine nin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
- Gümülcine teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişGümülcinee yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişi Gümülcinele kişisel veri Gümülcine nin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişGümülcine nin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
- Gümülcine imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.
- UNVAN, kişisel veri Gümülcine nin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklar.
- BÖLÜM: KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ
Gümülcine bünyesinde bir Kişisel Veri Komitesi kurar. Kişisel Veri Komitesi, ilgili kişi Gümülcine nin veri Gümülcine ninin hukuka, Kişisel Veri Gümülcine nin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Veri Komitesi bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesinde görevli Gümülcine çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
| Unvan | Görev Tanımı | |
| Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi | : | Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Veri Gümülcine’nin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişi Gümülcinece gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. |
| KVK Uzmanı
(Teknik ve İdari) |
: | İlgili kişi Gümülcine nin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
- BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM
Gümülcine Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Veri Gümülcinenin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.
5.1 DEĞİŞİKLİK NOTLARI
| 01.01.2018 | : | Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası yayınlanmıştır. |
*daha eski tarihli bir değişiklik bulunmamaktadır.*